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六、做好办公自动化中的保密工作 随着科学技术的发展，现代化的办公设备越来越多地进入了各级机关。秘书部门在使用 现代化办公手段进行信息传输和处理中，要建立健全并严格执行保密制度，不能只图工作方 便而不顾保密。秘书人员应切实做到：不在未采取保密措施的各种有线、无线通信工具和计 算机网络中传输秘密信息；一般秘密内容，如发传真，应当加密传发；拍发密码电报，其内 容应限于党和国家的重要秘密事项，或不宜用其他方式传递的事项；在办文中，坚持“明来 明复，密来密复”；未经主管领导批准和因特定的工作需要，不能使用本单位的通信工具擅 自与境外的机构、人员联络；复印机密文件、资料，要按规定履行批准手续，认真登记，并 严格按批准的复制数量和发放范围办理。秘书人员还有责任提醒和督促领导同志做好保密工 作，经常向领导尤其是新上来的领导干部宣传保密工作的制度和要求，以引起他们对保密工 作的重视。毛泽东说过：告诉首长同志，不要把文件装在口袋里，要知道口袋是会漏的。因 此，秘书人员不仅要给首长当好业务工作的参谋助手，也要给首长当好保密工作的参谋助手。 在履行上述保密责任时，秘书部门还要注意做好信访、接待、档案管理中的保密工作。 在处理群众来信来访工作中，对检举、揭发、控告材料和情况反映，不得向外扩散，对于检 举、揭发人也要保密。做好档案管理中的保密工作，也是秘书部门的一项重要职责。保密档 案的管理和利用，密级的变更和解除；以及向社会开放的期限，必须按照国家有关保密法规 及《档案法》的规定办理。 110
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为首长挡驾的艺术 挡驾，简言之，是谢绝客人来访、求见的意思。 首长的工作繁忙，需要办理的事情很多。其中接待来访就是一项极平常而又无法避开的 工作。许多首长，把接见来访作为了解下情，密切联系群众，倾听群众呼声的重要工作方法。 许多群众把上访，争取首长接见，做为解决自己实际问题的最好方式。特别是现在，人们对 官甚至是大官，也不那么敬畏了，芝麻大点事也要找首长。 无论是首长接待来访还是来访者求见首长，都可分为主动性和被动性，必要性和非必要 性。秘书只有区别情况，为首长适时挡驾，才能使首长避免一些无谓的纠缠，为首长创造一 个宁静安定的工作氛围。 一、挡驾的时机和对像 挡驾，不是有人来找首长，秘书就去拦一拦，堵一堵，使秘书成为首长和群众、上级和 下级之间一道无影的隔墙。挡驾是有时机有对像的。概括起来有： 1．首长明确告知秘书不愿意接见的人； 2．首长事先未约定接见的人； 3．因鸡毛蒜皮的小事要求首长接见帮助处理的人； 4 ．为个人某些问题，三番五次找首长纠缠的人； 5．首长正在忙于应付重大事件无空暇接待的人； 6．态度蛮横，出言不逊，想找首长寻衅闹事的人； 7．首长身体不适，要求探视首长或向首长请示、汇报工作的人； 8．对他要求处理的问题，上级或本级机关已有明确、公正的结论，但其对处理不服， 要求见首长的人。 遇有上述人员，秘书就要适时挡驾。 二、挡驾的几条原则 挡驾是必要的，但要坚持如下几条原则： （一）及时请示 一般情况下，首长有预约时，事先会通知秘书的：“今天上午9 点钟，××要来见我， 他来了后让他进来。”但也有许多不相识的客人未预约而来求见首长。如果首长在家，就要 及时报告，秘书不能擅自决定首长接见与否。 某部刘秘书给我们讲了他刚当秘书时的两个事： 其一，一次该部队政委的一位老领导到军队驻地的，一所疗养院疗养，他既不想找部队 的麻烦，也不求部队为他办什么个人私事，就是想来看一看这个部队的政治委员。 这位老领导穿得很朴实，着装打扮几乎像老将军孙毅一样。大热的天还戴了一顶解放帽， 穿了一双发了白的解放鞋。可能是离开部队时间久的缘故吧，当年首长的那种威风一点也不 见了。不论对谁说话，都是满脸的微笑。当他被带入秘书办公室后，简直像山沟里的农民进 了县长大人的家里。秘书递上杯杯水，他双手接了过去。秘书把这位客人上下打量了一番， 心里就嘀咕开了：这哪儿像我们首长的首长？分明是一个没有什么文化，靠资历熬上去的一 个老干部，很可能他和我们政委的关系八竿子也打不着。再说，还不知道他找政委要办什么 111
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麻烦事呢！到时还不是我办？于是问： “您和我们政委是什么关系？” “战友，战友，过去在一块呆过几天。” “您找我们政委有什么事吗？” “没有，没有，就是想看看他。” “我们政委近日不在家，您看；；” “那好，那好，我改日再来，不麻烦了。” 秘书就这样将这位老人打发走了。 其实，政委并未外出，工作也不太忙。正坐在办公室翻阅文件。 这位着装朴实、态度祥和的老人是这个部队三位现任领导同志的老首长。特别是和该部 队政委的关系简直亲密极了。30 年前，这位老人当团长的时候，该部队政委是他的警卫员。 政委现在手上戴的那块罗马表还是这位老团长送给他的。 刘秘书以貌取人，没有向政委报告就把客人打发走了，理所当然地受到了批评。 其二，有一次，刘秘书听到外边声低沉悦耳的小汽车喇叭声，已经判断出这是一辆高级 轿车，就从办公室迎了出来。他看见一位手提大哥大，腰扎鳄鱼皮带，脚穿登云鞋的壮年胖 子从奥迪车上出来二步三摇直奔首长办公楼。这位阔佬往秘书办公室一坐，随口便说：“我 是你们政委的老熟人，有个要紧事想找他通个气。”边说话边用防风打火机将三五牌香烟点 燃。刘秘书见状竟然连姓名和职业都没来得及问，便随口答应：“政委在家，可以接待你。” 其实，他哪里是什么政委的老相识，只是在某次军民联欢会上有过一面之交。他来找政委的 目的是想拉与部队建设毫无关系的赞助费。 刘秘书又以貌取人了，没有向政委报告就说政委可以接见，理所当然地受到了批评。 所以，挡驾时及时向有关首长报告是大有必要的。 （二）热情礼貌 客人见不到首长是非常失望的，再遇上个态度冷淡的秘书，那真是伤心极了。所以，越 是没有受到首长接见的客人，秘书越要热情，让他们来时欲望很大，走时也很满足。秘书冷 落来访客人是万万不应该的。 热情礼貌很重要的方面是秘书对首长不接见客人的原因能耐心解释清楚。不要讲上几句 应付的话，让客人冷在那里，站也不是坐也不是，等也不是走也不是。 某学院两名教员到某部队去