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全体员工为了公司的发展而齐心协力地参与经营,在工作中感受人生的意义以及成功的喜悦,实现这样一种“全体员工共同参与经营”,这就是阿米巴经营的第三个目的。
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1.把组织细分为事业组成单位(1)
在公司经营过程中实践阿米巴经营,有一些必不可少的要点,我从中选择一些对于理解阿米巴经营最重要的关键内容来加以说明。
并非越细越好
在此最先加以说明的要点可以说事关阿米巴经营的成功与否,也就是如何划分复杂的公司组织。组织的划分必须准确地把握事业的实际情况,并以此为依据进行划分。为此,我认为必须具备三个条件。
第一个条件是为了划分后的阿米巴能够成为独立核算组织,需要“有明确的收入,同时能够计算出为获取这些收入而所需的费用”。为了采取独立核算制,必须要能够计算收支,为此必须准确地掌握独立组织的收入和支出情况。这是划分阿米巴时的第一个条件。
第二个条件是“最小单位组织的阿米巴必须是独立完成业务的单位”。换而言之阿米巴必须是作为一项独立业务而成立的、拥有最小限度职能的单位。正因为阿米巴是作为一项独立业务而成立的,所以其领导才有可能钻研创新,萌生出工作的价值。所以阿米巴必须是独立完成业务的单位。
就这一点,我想举陶瓷生产部门的例子进行说明。在京瓷的生产部门中最先被划分成阿米巴的是原料部门,这是生产工序中最早的一道工序,起着调配原料的作用。在准备把原料工序作为一个阿米巴独立出来的时候,从“独立完成业务的单位”这一条件考虑,我担心是否会将组织结构过于细化。
这是我偶然注意到在当时有厂家向京瓷这样的陶瓷生产商销售已经调配的原料。既然有把原料调配当作专营业务的公司,那么京瓷完全可以把原料的低价采购、调配,并销售给下道工序的成型部门当作一项独立的业务。于是我下决心把原料部门划分出来作为一个阿米巴。
即使在下一道的成型工序,也有很多接受委托加工的工厂。委托加工是委托方提供设备和材料,受委托方负责加工的业务形式。在京瓷内部如果成型部门采购原料,形成购买,然后将成型的产品卖给烧结部门,形成销售,那么完全可以成为一个独立核算部门。如此将组织结构细分成一个个独立的业务单位。
但是,阿米巴决不是分得越细越好,如果组织结构划分过细,那么就有可能会由于小型组织的乱设而造成浪费。开展阿米巴经营必须符合先前介绍的第一个条件,也就是必须明确阿米巴之间的收支情况,为此需要决定阿米巴之间的定价,还要决定一旦发生质量问题时的对策,在运作上非常繁杂。
而且,即使是个小型的组织,也要让阿米巴领导感觉到作为一个经营者的工作意义。因此,必须把组织划分成能够通过钻研创新改进业务状况的单位。如此这般将组织按照业务内容划分成一个个独立的业务单位是设立阿米巴的第二个条件。
第三个条件是“能够贯彻公司整体的目标和方针”。即使能够明确计算收支状况、是一个能够独立完成业务的单位,但是如果妨碍公司方针的实施,就不能把它独立成一个阿米巴,其理由是如果将组织细分成阿米巴后,公司内部的协调机制被分割得支离破碎,那就无法完成公司的使命。
让我举例说明。像本公司这样按定单生产的企业的销售部门,可以把日益庞大的组织细分成负责走访客户获取定单的接单部门、负责管理运作产品交货期的交货期管理部门、负责开出账单回收货款的货款回收部门等等独立核算的部门。假设整个销售部门拿到了销售额10%的佣金作为手续费收入,那么可以分配给接单部门5%、交货期管理部门3%、货款回收部门2%,各自进行独立核算。
1.把组织细分为事业组成单位(2)
但是,这样一来作为销售就无法为顾客提供一贯式的服务。比如与A公司、B公司、C公司等大客户进行交易时,销售部门是否只要获得定单就万事大吉了呢?其实不然。还有交货期管理、交货、应对质量投诉、回收货款等等。这些职能如果让其他的销售阿米巴来承担的话,京瓷就不可能为客户提供一贯式的服务,这也就违背了“顾客至上原则”的公司方针,所以不可以随意地划分销售组织。
从这个例子中我们可以认识到,尽管阿米巴可以划分,也并非是简单地分得越细越好。只能把它划分成能够贯彻公司整体方针的单位,这是建立阿米巴所需的第三个条件。
只有满足了以上三个条件,才能让一个阿米巴真正独立。“如何建立阿米巴组织是阿米巴经营的开始,也是阿米巴经营的完成”这句话并不过分。阿米巴的组织建设是阿米巴经营的要点。
时刻不断地调整组织
把组织进行划分,一旦建立了阿米巴之后是否就大功告成了呢,绝非如此。阿米巴经营的特点是对于经济状况、市场、技术动向、竞争对手等的急剧变化,能够灵活地调整阿米巴组织,迅即做出应对。企业身处的环境时刻都在发生变化,必须根据市场变化和竞争对手的动态,建立符合当时情况的最优化组织。经营者和领导必须时刻检查本公司的方针和现在的组织是否适应现在事业所处的环境。
在较早之前,京瓷有这样一个案例。在当时的伊藤谦介社长(现在的相谈役)的提议下成立了“物流事业部”。过去,产品的送货都是由各工厂的经营管理部门委托专业公司,由于有送货这一行业,所以整合了公司内部的所有送货业务,成立了一个独立的事业部。
于是,这一部门的核算日渐提升,同时也大大降低了运费支出。物流事业部的成立暴露了各工厂虽然对运输费的检查相当严格,但还是存在浪费的现象。
这一物流事业部在创业30多年之后,才作为一项核算事业得以独立,公司内或许还有其他应作为独立事业而独立成阿米巴的。经营高层必须从经营效率化的观点出发,时常调整全公司组织。
最近还有另外的一个例子。京瓷某事业部的制造部门,接受订单的情况极不稳定,产值出现大幅波动,该部门没能做到与之相对应的经费及时间的削减,最终陷入亏损。
这时,事业部长发现了没有把核算单位进行充分细分的问题,并对组织进行了进一步的划分。结果,核算内容的明细得以明确,从而准确地把握了改善核算状况的课题。
于是,全体阿米巴成员群策群力,逐一解决了这些课题。现在,该制造部门的利润率已远远超过了其他事业部。
曾在该阿米巴工作的一位年轻妇女在回忆当时的情况时说,“从陷入亏损到重振旗鼓,确实经历了不少的艰辛,但大家都互相鼓励,全力推进改善工程。正是由于汇集了全体成员的智慧,而且周围人都相互配合,才使目标得以完成。而支撑这种合作关系的正是相互信赖的人际关系”。她的这番话,就好似一位经营者在振振有辞。从中也可以看出,对核算单位的细分,不仅能够掌握组织核算状况的所有细节,同时还能提高组织成员的经营者意识。
就像这个例子那样,对已有的阿米巴进行细分,或反过来把划分过细的重新整合成一个阿米巴,需要不断地进行调整。时刻将阿米巴组织调整到最佳状态非常重要,如果这条做不到的话,阿米巴经营就失去了意义。“如何建立阿米巴组织是阿米巴经营的开始,也是阿米巴经营的完成”,这句话的含义就在于此。关键是要以上述三个条件为基础,考虑组织结构是否适应各时期的事业。
2.阿米巴之间的定价
在制造业,如果按照各道工序建立阿米巴组织,那么就可以在阿米巴之间形成半成品的购销关系,这时当然就需要有一个售价,所以必须设定阿米巴之间的售价。各阿米巴都希望尽可能地提高自身的核算,所以如何设定售价对于阿米巴领导来说是一项非常重要的工作。
设定各道工序之间的售价,必须首先从销售给客户的最终售价进行倒推计算。比如,某项陶瓷产品要经过原料部门、成型部门、烧结部门和加工部门等工序,阿米巴之间的售价应该以定单金额为标准,从最终工序的加工部门到烧结部门、成型部门、原料部门进行依次分配。但是,由于判断各道工序之间买卖价格的客观标准只有定单价格,所以在价格设定时需要十分注意。
需要做出公正、公平的判断
那么如何来决定阿米巴之间的售价呢?首先,原则是从最终售价倒推来决定各道工序的价格,如果某项产品的售价决定之后,那么就根据生产该产品所需各道工序的“单位时间”(阿米巴所创造的每小时的附加价值,详见第4章)决定阿米巴之间的售价。该产品卖给客户的价格定下来之后,就从最终的加工部门到烧结部门、成型部门、再到原料部门,倒过来依次决定各阿米巴之间的购销价格。
这时候,某个部门由于设置了较高的售价而有充裕的核算,反之,另一部门由于售价低廉,无论怎样努力也无法实现核算平衡,因此会造成阿米巴之间的不公平现象,容易引起矛盾。为防止这种现象的发生,在决定价格时,最终做出判断的经营高层必须制定任何一方都能信服的公平的价格。判断阿米巴之间售价的人,必须充分考虑哪个部门发生多少经费支出、需要多少劳力、产品有多大技术难度、与同类产品市场价格的比较等等因素,最终做出公平的定价。也就是说,判断阿米巴之间售价的人必须时刻公正、公平,而且具有能说服众人的见识。
另外,为做出公平的判断,决定价格的经营高层还必须具备关于劳动价值的社会性常识