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我巡回逛办公室时,一定是全神贯注地倾听:电话对话中的片断、业务代表之间互相交换的笑话,或者一些购物经;其实,办公室就像一个棒球队的选手休息室,每一段对话都是公开的,当你听到时,马上就可以分辨出来,哪些是有建树的意见,哪些只是喋喋不休或喃喃自语的抱怨。
你应该常在办公室里闲逛,顺便也做一些小小的观察及测验。只要几句简单的对话,我就能了解哪些人正在努力工作,谁又只是在混水摸鱼。当我停下来和业务人员交谈时,一定先由问候他或她的家人开始;问候不只是基于礼貌上的需求,而且我可以从一个人的家庭生活和家人,看出他在工作上的表现会如何。
换言之,如果你真的不在意,就不需要问候他们的家人;如果你根本不管他的家人如何,我想,你该换工作了。
大卫·李迪(Dave Leedy),一个活跃在美国中西部,优秀,幽默且有深度的心灵激发大师,曾对美国人见面问候时的坏习惯做过一个实验,他获得的结论是:每个人见到别人时虽然总是亲切地问候:“你好吗?”或是“你家人好吗?”其实他们心中一点也不在意。李迪是一位教师,他和听众分享他当老师时,在校园内和校长擦身而过互相问候的情形。有一天,当李迪踏进学校,远远看见校长,两人接近时,校长向李迪挥挥手并问候道:“大卫,你最近好吗?”然后,马上转身就走;李迪继续走了几步,突然回过身,向校长的方向跑去,当着他的面说:“你根本就不在乎我到底好不好!你一点也没兴趣知道我的情况,对不对?你只是因为觉得礼貌上必须问候,就问候我罢了!”
李迪用一句话结束这段小故事:“美国已经变成一个充斥着不诚恳问候的国家。”你到处都可以听到人们互相问候:“嗨!真高兴见到你。”“你的领带真是漂亮!”“真高兴你能来!”而事实却是:“见到你一点也不好!”
“你的领带真是丑!”或是:“你是我今天最不想见到的人!”
真心关怀李迪所说的故事震撼了我,对于现代人为什么不会仔细听别人到底说些什么,我想它也做了很好的解释。我们竟然让不诚恳和迷惘破坏人类之间言语的沟通!每个人都将耳朵紧闭,因为每个人都假设,人们之间不再互相交流有意义的讯息。为什么呢?这实在令人伤心,令人不愉快,但这就是需要我们共同努力的地方。
当我听到李迪先生指出“美国已经变成一个充斥着不诚恳问候的国家”,如遭闪电重击,久久不能回神。因此,当我在办公室闲逛,问候员工和其家人时,我是真的关心、真心想知道他们和家人的情况。
由这些看似平常的问题中,我可以了解到非常重要的讯息:首先,假如我因而察觉员工有家庭问题,而这是我在闲聊之前不知情的,则代表不是我的经理对我隐瞒真相,就是经理本身也不知情。
无论是员工的家庭中有人喜获麟儿、有人生病、有人离婚,或有人过世,我都想成为第一个知道的人。为什么?因为要能尽自己最大的力量来帮助别人,才是正确的领导。
身为管理者,如果不能在下属需要你的时候适时待命,那么在你需要他们帮忙时,就不能期待他们贡献百分之一百五十的努力,或牺牲原来可以和家人共处的时间。当员工知道你是真心关心他们时,他们会不顾一切为你去冲锋陷阵。
“善有善报,恶有恶报,不是不报,时机未到”绝不是陈腔滥调。儿年前,我父亲因病必须住进医院进行心脏手术,那时正当岁末忙碌之际,但我决定立刻飞回纽约。克利夫兰的所有员工并未因此而成为无头苍蝇,反而更加团结并且努力工作,因为他们决定不让我失望。那一年的业绩原本就已不错,经此一变,更成了大丰收,“让我们帮法兰克完成这项工作”变成所有员工的口号!那是他们回馈的时候,而我则成为当时全世界最富有的人!
联线沟通其实我可以写一整本有关沟通的书,而本书谈的其实就是沟通。
你或许拥有非常敏锐的观察力和最好的流程处理方式,但若不能运用有效率的沟通技巧,你必败无疑。
原因是,商业上的沟通是透过各式各样的管理,或在不同的团队进行;如果你只有单一消息来源,或做了错误的决策,或者消息来源是错误的,你很容易就会错过重要的讯息。因此你必须习惯性地和各种消息来源管道接触,单单只依赖属下经理人,或是只靠来自总部的讯息是行不通的。
每天到办公室闲逛,正是帮助你确认从其他管道得来的消息是否正确的方法之一。将自己的消息来源局限于特定沟通管道的管理者,通常比较容易得到虚假或错误的讯息,不论讯息的传播者是有意或无意。有些人很善于切入主管的沟通网,然后将个人主观想传达的讯息,经由这个网路散布出去,以达成个人目的。
我们都知道一句俗谚:“会哭的孩子通常有糖吃。”而一家公司除非经常忙得不可开交,否则经理人大部分的时间,都会被爱发牢骚或喜欢抱怨的人占去。慢慢地,牢骚及抱怨声就会不绝于耳,甚至到了震耳欲聋的地步。
有时候,发牢骚者和抱怨者会说得头头是道,但是身为管理者,你必须仔细辨识所听到的消息是否正确。就我自己而言,如果听到牢骚或抱怨,我不会自动将这些话打折扣,任它自生自灭;相反地,我会找机会再到办公室逛一逛,听听那些无论情况多糟都不发牢骚、不抱怨的人怎么说。
和部属进行主管对谈,也是确认分类消息真实性的方法之一。每一年,我和每一个销售代表都有二到三次的面谈机会。不拘谈话内容及形式,如此我才能搜集到各种不同的意见、各种对事情不同的态度,和各项内幕消息,而不会被任何一个派系或个人所蒙骗。
领导和管理的精髓在于认识你的员工。
你必须了解是什么原因促使员上开始行动?什么能驱动或激发他们的潜能?什么会使他们担忧或分心?他们对公司、对事业、对家庭有什么看法?
他们是否需要多一些鼓励?多一些经济支援?多一些乐趣?或多一些成就感?
花一些时间和心思去发现你的员工们需要些什么。你必须努力才能发现他们真正的需求,而努力得到的结果绝对值得。哈维·麦凯(Harvey Mckay)有一本很棒的书,书名叫《与鲨鱼共游》(Swim With the Sharks),书中将必须询问顾客的所有问题列举出来,问题的数量非常多。这让我想到我们也该询问员工同样的问题,毕竟为你工作的人,其实就和购买公司产品的“顾客”一样。假如你不了解这些“顾客”的想法,要如何去满足他们的需求呢?
而你又如何能让员工以外的顾客满意呢?
有人说:“无知是一种幸福。”我绝不同意,我觉得无知会使人失去判断力。
下面我将列举出在主管对谈或其他会议中,询问手下销售代表的所有问题。从对谈中发现的答案,远比他们个人档案中的讯息来得有用多了,而且这样做,也让我更加了解员工,并从而知道如何才能激励或去推动他们。
问题(面谈最好是在办公室外,一个较轻松的环境)你的背景是什么?请你自我介绍一下。
谁是你成长时,最为推崇的模范偶像?为什么?
你做过的事情中,哪一件最棘手?
到目前为止,你最满意的成就是什么?
一生中最糟的时刻是什么时侯?
什么会让你激动或激励你?
你在休闲时间里做些什么?
描述一下你遇过最优秀的经理、教练或老师?
以一名经理或领导者而言,你认为我应该如何改进自己?
公司能做什么样的改进?
你喜欢受到什么样的待遇?
注:不要轻视最后一道问题。问这个问题,让我发现有一名员工因为听到可以拥有一间私人办公室而雀跃不已,跃跃欲试,于是我给了他一间私人办公室。从那时候起,他的业绩就节节高升,从没掉过。
问以上这一组问题,你可以得知很多有关个人的资料,并且发现如何激励员工的方法,及如何与他们一起工作的关键因素。这些问题听起来很简单,问起来也很简单,但是,请记住,花一些时间将搜集到的讯息适当地运用,而且要实地去执行。你也许可以发展出更好的问题,但是现在,我要非常直接地问你最后一道问题:对于那些为你工作的人,你了解多少?
工作守则假若问问题是主管会谈的精髓,那我现在推荐的个人审核和评比流程,就是它主要的骨架。评估的过程,绝对需要有效的沟通技巧,但是失败也常在过程中产生。它之所以失败,源自于身为领导者的人,无法明白地历清被评估者每天、每月,甚至每年的目标。但是,失败可以不必发生。
就是要沟通。
在克利夫兰,我的第一步是拟定一个“全区共守公约”:一个我们必须共同遵守,而且要努力达成的行为守则。每年的开春大会上,我会先行公布共守公约,因此每位业务代表在到我办公室进行主管会谈之前,就已经签名保证遵守,并支持此守则。每个人都必须如此,没有例外。 这个公约中的许多条款,是我在克利夫兰第一次公开演讲内容的一部分。我会不厌其烦一再重复强调,是因为人们于第一次所看到或听到的事情,往往没有办法一次就