“结果，几年前，我每天都要买两三杯咖啡。当时我们正在压缩家庭开支，好为孩子们存大学学费。有一天，可能是心血来潮，我突然决定算一算我在摩卡其诺上花了多少钱。一年超过3 000美元！经年累月的，我不知不觉地把孩子的学费花到了咖啡上！”
哈罗德瞟了我一眼，问道：“这和电子邮件有什么关系？”
“电子邮件很像咖啡，容易让人上瘾，最后会积少成多。”
“上瘾？”哈罗德还是不知所以然。
“你的电子邮件系统去年有没有爆掉过？”
哈罗德点着头，“上个月出了一次问题，真是可怕，害得我一直担心耽误了什么重要的事，而且有与世隔绝的感觉。那一天我过得心神不宁，现在想想实在没有必要。”
“你描绘的这些症状和我好几天喝不上咖啡时很相似。一种心痒难熬的感觉，哈罗德。电子邮件确实能给我们带来重要的信息，也能引起我们的兴奋。也许那些兴奋能在我们的大脑皮层里激发出什么东西，让我们上瘾，随时随地有查邮件的冲动。”
“的确。有时候我明明有更重要的事要做，却忙着查电子邮件停不了手。”哈罗德补充道。
“正是，还有一个让我们离不开电子邮件的原因，那就是，它很方便，又不伤和气。如果你想批评一个表现差的同事，写封邮件总比当面谈容易。别误解，电子邮件是一个很棒的提升效率的工具，但我们有时过度地使用了它，或者说是滥用了它。”
“我从没想过……”哈罗德表示同意。
“你知道你每年花在电子邮件上的费用是多少吗？”
“电子邮件不要钱！这不正是电子邮件的优点吗？用不着贴邮票！”哈罗德嘻嘻笑起来。
“咱们来瞧瞧吧，”我答道，“每年你花在电子邮件上的时间有多少？”
方法1：减少电子邮件数量
“好吧，哈罗德，让我们从最简单也是最容易被忽略的技巧开始，发得少——收得就少。”
哈罗德不相信地瞟了我一眼，“发得少有什么用？我是说……我的问题在于，别人发给我的电子邮件太多。”
“乍一看，你对收到的电子邮件数量没有什么办法控制。但是仔细想想就不是这么回事了。研究显示，一般每收到5封电子邮件，就有3封是需要回复的。这也就意味着，我们自己每发出5封电子邮件，就会收到3封回复。我管这叫‘飞去来器效应’。所以，只要你删去发出的5封邮件中的1封，收到的邮件就会减少大约12％。”
“我还省去了写那五分之一的邮件的时间呢。”哈罗德边想边说，“可是，我可以相当肯定地说，我发出去的邮件大多是非常必要的。”
“我同意。”我点着头说，“但‘大多’还不是‘全部’。我愿意跟你赌一杯咖啡——你发出的邮件里，20％实际上是可以不发的。”
“我愿意打赌。”哈罗德笑着，“但我不知道你怎么来证明这点。”
“咱们这么想吧，”我答道，“你每天处理电子邮件时是什么感觉？”
哈罗德想了一会儿，“最近我变得有点神经质。我的胃有点痉挛。我特别担心有什么重要邮件被淹没在收信箱里。也许就是因为这样，收到那些没用的邮件才让我更加烦躁。”
“听起来你的压力很大。”我说道。
“谁说不是呢。我每天有很多会要开，会议中间只有几分钟的时间，我也总还是在用我的PDA给同事发邮件。我不想耽误任何紧急的事。回到办公室之后，有一点属于自己的时间了，我就开始专心扑到电子邮件上，删除和回复邮件，能干多少是多少。回到家，邮件还在我的脑子里。过一会儿我就得偷偷地查查邮件，飞快地写上几句回复。一被孩子们看到，他们就很生气！”
“你像是病得不轻，处理邮件都变成条件反射了。”
哈罗德点着头，“太烦人了。仓鼠轮子的比喻真的很恰当。多数时候我就像个机器人，打开邮件——读邮件——写回复，打开邮件——读邮件——写回复，打开邮件——读邮件——写回复……”
我点着头，“在我们压力太大时，尤其是当邮件源源不断地涌来时，我们往往就开始发送‘我邮件’了。‘我邮件’就是为了快速清空‘我’的邮箱，把‘我’的信息倾倒给别人。一切都是围绕着我，我，我。也许正因为如此，电子邮件变得越来越没有意义。我们根本就不去考虑收件人想要什么、需要什么。所以，邮件经常容易写得含含糊糊、没头没尾，要么就是自说自话长得吓人，这些都是‘我邮件’的典型特征。”
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两封电子邮件的故事（1）
在很快喝过咖啡之后（哈罗德买的单！），我们开始研究如何提高哈罗德的电子邮件质量。我拿给他一份打印出来的电子邮件。
“我想请你读读这封邮件，看你多快能弄懂它要做什么。”我掏出秒表。“准备好了——预备——开始！”
哈罗德开始埋头飞快地读邮件，邮件的题目是：“还有件事”。
寄送：老虎团队全国群发名单
抄送：艾德？亨利，泰勒？班克斯，席拉？梅塔，辛迪？吴
附件：NhddMtgNotesdoc； NatSls07xls
主题：还有件事
致意
我想感谢你们大家参加了上周的会议。能够在阳光明媚的佛罗里达见到你们各位真是开心。你们带来的信息的确十分有用，将帮助我们在未来更好地为客户服务。布兰达关于克雷客户的观点尤其有用。她的做法给我们大家树立了好榜样。我在信中附上会议记录和行动计划，供各位参阅。对了……我还得麻烦你们之中的一些人再帮我个忙。不幸的是，我们需要对三月份的数字再进行一次核对。有些人说报上来的数字不正确。也有人说数字没问题。我们觉得，保险起见，还是应该很快地核对一下。事实上，我们也想再看看二月份的数字有没有问题。这只和东海岸团队有关。西海岸的数字看来没问题。所以，请检查一下附上的文件，告诉我你们有没有发现什么对不上的地方。我还附上了关于会议的一些重要信息，其中包括布兰达的经验介绍。
哦，对了，还有件事：我们还想看看三月份小饰品的销售数字是比一月份和二月份高还是低。按道理说应该更高。如果你们的数字显示是更低，请尽早打电话给我。
再次感谢你们上周的支持。我们在很短时间内做了很多事。虽然房间有点挤，虽然吃的……这么说吧，算不上特别好，但我们真的表现很出色！
安迪
哈罗德边读邮件，边叹着气，在椅子里扭来扭去。这封信是有目的的，但是到底要求别人做什么事，却很难在信里找到。
“不知所云！”哈罗德不耐烦地嘟囔着。这封邮件提出了一个模模糊糊的要求：向总部报送数字。哈罗德最后总算抬起眼皮，示意我他弄明白了。“天呐。我想这封电子邮件是要求收件人报送二月份和三月份的销售数字——如果他们发现数字有问题。”
“你好像不是很肯定嘛。也许你该再读一遍。”我笑着，瞟着我的秒表。
哈罗德抱怨一声，用爪子抱住脑袋。“别让我再读它了。我都想把头发揪掉了！”
“你花了50秒钟读完。感觉怎么样？”
“太烦人了，”哈罗德哼着。“我就总收到这样的邮件——他们好像没完没了。为什么大家说话就不能直奔主题呢？”
“这个咱们过会儿再讨论，现在，先来读读另一封邮件，告诉我它要求你做什么。”我又递给哈罗德一封电子邮件，“预备——开始！”
哈罗德抓起这封邮件，立即发现它比第一封结构清楚得多。行动要求就在最上方，主体部分的内容是简洁的几点。只读了题目，他就立刻知道了邮件要求收件人做什么。
主题/行动：请于5/15下午5点前将你区商业计划提交给我
嗨；老虎团队——上周的会议真棒！
行动：
根据我们的讨论，请完成你区商业计划，并于5月15日下午5点前提交给我。
提示：
请记得使用精确和可衡量的目标。
如需指导，请访问：网站。
请不要超出预算限额——10万美元。抱歉！
附注：
如有问题请致电我，谢谢合作。
下次会议时间6月15日将讨论商业计划的实施。
感谢！
安杰拉？史蒂文斯
区域经理
现代传媒公司
宝地街45号
艾诺维申，CT06437
两封电子邮件的故事（2）
203…987…6543
astevens@rm
“我需要在5月15日下午5点前把我这个区的商业计划发给安杰拉。”
“7秒钟！”我宣布，把秒表拿给哈罗德看，“这两封信比起来怎么样？”
“第一封信多花了我43秒去读。还有，我觉得我的脑子都被它弄晕了。”
“这类又臭又长的邮件你每天要收到多少封？”
“至少5封。”哈罗德回答，“我们有些同事恨不得在电子邮件里跟大家分享自己整个人生。”
“第一封电子邮件属于那种‘词砖砌地’风格。没有空格，没有分点。一眼看去，一片黑糊糊的，只有词。一天5封这样的信，一年加起来就是1200封，不知所云，浪费时间。差劲的电子邮件书写技巧不仅增加了处理邮件的时间，也容易造成误会和错误……而且还有一个后果，比这些更糟糕。”
哈罗德抬起头。“什么？”
“你对写这种又臭又长的信的人有什么印象？”我问。
“他完全是在浪费我的时间。他想要跟我客气……但他的电子邮件实在太烦人了。”
“还有呢？”
哈罗德想过之后，大声说：“哦，他一定是那种思维涣散、不够职业化的人。”
“这种人你不会赶着去招聘，把他变成同事吧？”
“当然不会。”哈罗德吁了口�