“这种人你不会赶着去招聘，把他变成同事吧？”
“当然不会。”哈罗德吁了口气，脸色忽然转晴，“可是，我喜欢和安杰拉共事。他又利落，又在意别人。”
“你的意思是，一个人发电子邮件的过程其实就是在日积月累为自己写一份简历。发出的邮件如果思路清晰，会帮你建立一个很好的职业形象。所以，每封发出的电子邮件一定要做到清晰。”
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方法2：提高电子邮件质量
“那么，现在咱们就开始着手提高电子邮件的质量和明确性吧。”我说着，把另一张小卡片递给哈罗德，“这是ABC 电子邮件质量工具，它将改变你写作电子邮件的方式。”
哈罗德看完了ABC工具，“嘿，这真是简单，你把一封邮件里各种信息最好放在哪里都清楚地总结出来了。”
我笑着说：“是啊，我们还把提高电子邮件质量的手段归纳成了最重要的两点，‘加强抬头’和‘雕塑主体’。”我站起身，“其实，这两点经常被人忘记，所以我想请你站起来片刻，咱们举行一个特别的仓鼠革命纪念仪式。”
哈罗德在椅子上站起来，紧张地笑着。
我站好，小臂弯曲向上，昂首摆出健美选手显示肱二头肌的传统动作，说道：“从现在开始，在我们写电子邮件时，一定要——加强抬头……”
接着，我又摆出另一个著名的健美姿势——俗称“螃蟹式”——身体前倾，双臂下垂微弯，双手在腰际握拳。我的身子从左转到右，尽可能地转上大半圈，仿佛是展示给台下尽可能多的观众，让他们尽情欣赏。“还有——雕塑主体！现在你来试一下，哈罗德。”
“加强抬头，雕塑主体……”哈罗德低声重复着，羞答答地四处张望了一下，看看有没有人在偷看。我走过去把门关上，好让他自在一点。
“你来试试，要更用力才行——使出吃奶的劲。”我故意做出吓人的表情，“先憋住一口气……呣……别忘了转身！”
哈罗德摆起了肱二头肌姿势，边做边大声喊：“加强抬头！”然后又是一个螃蟹式——脚爪圈到小小的身子前——“雕塑主体！”我们都被自己逗乐了。我们俩一起重复着两个姿势，直到做得有板有眼。
“棒极了！”我满意地笑着说。“以后再写电子邮件，你应该不会忘记加强抬头和雕塑主体了。”
“肯定忘不了！”哈罗德笑着，坐回去。
方法3：信息辅导，以期持续效果（1）
哈罗德从椅子上探过身来。他早就在等着讲到这个主题了。
“那别人呢？”他迫不及待地问，“怎样才能让别人发给我更高质量的电子邮件呢？”
“关键是要更有效地进行信息辅导。”
“我该怎么做呢？我可是一点经验都没有。”
“我知道。毕竟，信息管理辅导还是一个新概念。在我们的调查中，虽然有89％的职业人士相信信息辅导将有助于提高电子邮件质量，却只有大约15％的人经常接受类似的辅导。”
“怎么会这样呢？”
“哈罗德，是这样，这中间有三个困难，而且是相互关联的。”
1抵触情绪。有的职业人士怕丢面子或怕麻烦，结果，有些人干脆拒绝接受辅导。
2不能很好地执行。学到了好的经验却没能长时间坚持照做，因为缺乏一种工具或标准去时刻提醒他们。
3缺少知识。在缺乏培训或经验的情况下，不知该如何指导别人。
“那么，你又怎么改变这一切呢？”哈罗德问。
帮帮忙！这可不容易！
过了几天，哈罗德发来即时消息。当时我正要结束和一个客户的谈话。
哈罗德：教练，在吗？
信息教练：嗨。在电话上，2分钟就好。
2分钟后——
信息教练：好了，我可以了。嘿，你学会用即时消息了。恭喜你！
哈罗德：谢谢。我正在等着和销售团队开会。我不想让人听到谈话，所以用即时信息。
信息教练：真不错，你很懂得何时该用即时信息。什么事？
哈罗德：马上要开人力资源部——销售部联席会议。记得吗？销售团队喜欢用PDA发让人糊涂的电子邮件。
信息教练：是。记得。
哈罗德：我有点紧张。我提出要定一个时间讨论一下电子邮件的问题，戴夫？安德森挺有疑心的。他把给我的时间砍到了5分钟，而且说“在我们这儿，电子邮件不是个问题”。
信息教练：嗯。
哈罗德：你说，要是他们觉得我的介绍是在浪费时间怎么办？
信息教练：浪费时间？替你和替他们节省15天是浪费时间？更多的销售＋更少的管理=更多的生活。
哈罗德：对对，我知道。可我还不知道怎么开始。还有3分钟就要开会了。人已经开始进来了。他们看起来心里挺烦的。也许他们没达到销售业绩。我猜我会变成出气筒的。
信息教练：放松，深呼吸。集中注意力。首先，听他们说。
哈罗德：行，我呼吸呢……大脑有氧了。好吧，现在怎么办？
信息教练：问他们，电子邮件哪些地方最让他们烦。
哈罗德：什么？就这建议？我付了你多少钱？哈哈。
信息教练：照我说的做。等他们开始发泄怨气，你就说，你新学到了一套东西，可以解决他们的好多困扰。问他们感不感兴趣看一下。他们说愿意的话，就拿出123和ABC电子邮件工具。你带了吧？
哈罗德：带了。那好，就这样。还有什么吗？
信息教练：先让他们给你的电子邮件提意见，让他们看到你从谏如流。
哈罗德：好主意。希望能抓住他们的兴趣。
信息教练：肯定能。你还可以建议他们上hamsterrevolution网站看更多的东西。有在线练习、高效小窍门，都很有用的……
哈罗德：这太像自我推销了，大言不惭哦……
信息教练：像就像吧，可确实有很多有用而且免费的工具。
哈罗德：好，下线了。要开会了。
信息教练：两点钟打电话给我，我等着。
哈罗德：知道了。走了。
信息教练：让他们撒气。先听他们说。
哈罗德：走了，听不懂么？哈哈。
两点钟，电话响了。是哈罗德，他很兴奋。“你的主意管用！我让他们撒气，结果很快每个人都加入了。”
方法3：信息辅导，以期持续效果（2）
“太好了。你发现了什么？”
“大家讲出了很多烦恼，真是不可思议。他们在电子邮件上的困扰比我还多。就连戴夫也抱怨起来。他喜欢24小时原则。”
检验哈罗德的成绩
我们特意把第二次见面的地点定在福斯特—施洛布总部大楼，哈罗德的办公室。当我走出电梯时，哈罗德的秘书珍妮特已经满脸堆笑地在电梯口迎我了。她把头凑过来，小声说：“这么说，您就是那个帮哈罗德改进电子邮件的人啰？”
“正是在下。”我笑道。
“太好了，跟您说句悄悄话，这挺管用的。”
“什么管用？”
“仓鼠革命。”
“你也知道仓鼠革命？”
“当然！上个星期哈罗德嘴里念叨的全是它。”
“有什么效果吗？”我问。
“它把我的工作变得轻松多了。我虽然不替哈罗德管理邮箱，但我们俩相互发的邮件非常多。突然之间，他发出的电子邮件少了很多，也清楚多了。还有一件事……”
珍妮特停下脚步，压低声音：“他看起来有点恢复原来的样子了，您懂我的意思吧……”
“什么地方？”我也凑过去问。
“哦，您知道的，”珍妮特小心翼翼地说，“各个方面，嗯，举止啦……”
“既然你主动提到这个，我倒想问问这有多久了，我是说哈罗德变成仓……”
“啊哈！”我们一抬头，看见哈罗德正笑着从大堂的台阶上走下来，手里端着两杯咖啡。他肯定还是只仓鼠，但是看起来比我们初见时快乐一些，轻松一些了。
“阳光先生来了！”珍妮特有点紧张地笑着。
“谢谢你带我进来，珍妮特。非常高兴一切顺利。”我笑着说。
信息领土乱糟糟
“我的文档是一团乱麻！”这样的表白我已经听过一千遍了。这就是信息时代巨大而肮脏的秘密。事实上，在我们调查的2 000多名职业人士中，有78％的人都承认：他们寻找电子邮件和文档常常又费时，又费神。
“哈罗德，有人帮你整理过文档吗？”我问。
“没有。有些同事给过我一点建议，但没什么用。对了，我做了家庭作业。”
“太好了。那么，告诉我，你在电脑里存了多少电子邮件和文档？”
“超过8 000！”哈罗德说，“真不敢相信我竟然攒下这么一大堆东西。”
“快赶上在毫无经验的情况下管理一个镇的图书馆了。”我说道，“我可以挪下椅子吗？我想看看你的电脑。”
“当然可以。”哈罗德说。
我搬起椅子走到哈罗德的办公桌后，这样我们就可以一起坐着看电脑了。我们一起浏览了他存储信息的各个空间。
方法4：根据COTA法则快速存档和查找文件
“我已经帮助过很多人组织他们的电子邮件和文档，好让他们快速存档并找到想找的东西。我为几百人单独做过咨询，他们来自规模不同的公司，从事的工作也五花八门。在他们的存档习惯中，我观察到一种很有意思的模式。”
“什么模式？”哈罗德问。
“我注意到，我们会把同样的4个一级文件夹塞得越来越满。”
“4个文件夹？怎么会不同行业的人都在用同样的4个文件夹呢？它们是什么？”哈罗德瞪大了眼睛，显然是不相信。“不可能有这样的万灵丹吧？”
“我一开始也是这么想的。”我说，“它和我所教授的信息存储原则也不相符。所以，我把这个模式忽略掉�