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管理账簿和对外财务账簿的相容性
秘密一 企业都有三套账（6）
你有没有做过预算？也许你曾为上学、度假或建房做过预算。它就是一种管理账簿，用来监督某一个项目，或某一时间段的事情进展。在完成该项目或事情后，如果时间允许，我们会计算实际账目并和预算账目作比对。两者的不同通常叫做“差异”。
在公司里，年终报告中描述的财务状况表示了单个项目和活动一年来的总结果，每一个都有它自己的预算。正如先前提到的，年终报告并不描述所有项目和事业的所有细节。
然而在总结果背后，隐藏了公司监督和调节其财务预算的大量细节。通过查看这些细节，管理者们一般想了解结果和预算的差异何在，产生差异的程度和原因是什么。这项工作也许对改善经营来说是最重要的。差异的出现是糟糕的设想带来的，还是计划错误，或执行不力导致的？细致的差异分析是为了提高公司的经营能力，以制定更英明的决策和效果显着的行动计划，最终带来可预测的和理想的财务成果。然后，正如许多故事描述的一样，从那以后，每个人都过上了幸福的生活。
内部信息
公司每年会准备三套财务账簿，一个给外部客户，一个给税务机关，另外一个给内部管理者。这三套账不只是目标对象不一样，还有其具体内容、目的、呈送时间以及指导准备工作的部门和准则都是不一样的。尽管存在这些差异，所有的账簿都是涉及同一类商业事件。一家公司的行为是怎样就怎样，随后的报告是不会改变它的。因此，是被服务的读者和与读者有关的目的产生了提供不同账簿的需求。公司的三个相关团体……外部业界人士、管理层和税务部门，都各有不同的关注点，而且要求获取的信息也不同，但都涉及同样的事件。
实际运用
除非你是公司内部人员，否则你不会有机会接触到三个账簿。你只能看到形成年终报告的这个版本。我也是处在同样位置的局外人。尽管如此，我们可以预测账簿的一些趋势。通过剖析这些趋势，我们可以加深对管理者做财务报告时面临的压力、需求和期望的理解。
比如做公司开支计划，所有的条件是相同和一定的，你认为今年或明年经理会从以下哪一项中扣除某项支出：（1）公司报税单；（2）年终报告利润表；（3）部门预算。一般来说，管理者更愿意在当年的报税单或明年的利润表中扣除这项支出。为什么呢？这么说吧，在报税单里扣除能降低应税收入，减轻公司的纳税负担，起到省钱的作用。相比之下，如果在当年的利润表中扣除的话，管理者报给股东的收入就会减少，但股东一般追求丰厚的利润，而不是微薄的红利。至于预算，答案则是：依情况而定。如果在预算上处于有利局势（比如，目前的支出比预算的要少），部门经理更愿意将该项支出记在当年的预算上。如果开支高出预算，情况恰好反过来。
第二个问题：假如在一个以12月31日为财年截止点的公司里，一桩销售生意可以选择在12月或1月达成交易，从纳税，年损和预算的角度来管理者更愿意将这笔交易记在哪个月里呢？一般而言管理者会将这笔销售记录在来年的报税单中，而不是当年的利润表中。至于预算，也要看经理在预算上是超支还是盈余。
从这些喜好中能总结出一个普遍的模式。对于报税单，经理希望合法地延迟买卖的记录，并尽早记入可以扣除的项目。对于年度利润表，经理要做的则相反。至于内部的管理层记录，特别是预算，则取决于实际的财务结果和预期的在时间上的差异。
期待下一个秘密
从这里开始，我们将关注年度报告的对外账簿。当然，你会问：年终报告账簿里会反复出现哪些部分呢？
秘密二 管理层在讲故事（1）
·最基本的一点是，什么是年度报告？
·所有的年度报告都有相似之处吗？如果有，哪些是相似的呢？
·在年度报告中，通常怎样表述财务数据？
·年度报告中涉及什么样的时间观念？
·为什么年度报告会随时间变化？
你是否在激动人心的书籍中沉醉过？是否曾着迷于祖父祖母的回忆？一个广为流传的故事能够将丰富的色彩带给另一个完全不同的黑白世界。它能把人们吸引到一起。它传承历史、价值、感受、见解、慎重、期望、信息、传统和智慧。它引发了情感的交流，开阔了视野，更增添了生活的希望。而且，故事可以无处不在。我们把自己的故事讲给别人听，也期待着得到对方的回应：“你过得怎么样？”“去哪里度假了？”“你一定不会相信我昨晚都干了些什么！”通过分享这些故事，我们彼此更加了解。
在商界，经理们总是想方设法把自己公司的故事讲给外界人士听。这样做的原因很多，主要有以下几点：
·宣传本公司的产品和服务。
·赢得管理有方、经营成功的声誉。
·增加贷款，吸引投资者。
·明示公司的挑战和目标。
·把经营状况和大的背景联系起来，确保公众能够理解。
·公布本公司为了市场利益和社会利益，做出了哪些贡献。
公司使用各种各种方式和媒介向外界宣传它们的故事，包括新闻通稿、广告、宣传册、演讲、放电视纪录片，还有年度财务报告。最后这一项，即年度报告，是我们关注的焦点。
公司对外年度报告就是有关业绩的报告
假设有这么一天，天气不错，老板突然来到你的办公室，寒暄之后，言归正传：“你也知道，该对你进行年度考评了，我认为你工作非常出色，总部需要一份书面材料，估算一下我为你申请的30％的加薪。你愿意写一下吗？”
你尽力控制自己不要太激动，表示想试一下。
“很好！”老板说，“尽量写得言简意赅，不要不好意思。”
我不知道你会怎么做，但如果要我写一个对自己的工作估算，我多半会写一些非常好的事情。诸如“世界级”之类的词会跳进脑海里，或者“创纪录的表现”、“值得选择的员工”、“安于本职，业绩辉煌”，当然还有：“拥有不可思议的能力，能够为任何一个部门带来欢乐”。这是不是夸大其词？这要取决于你问的是谁。我敢发誓我说的每一个字都是发自肺腑的。我们都倾向于往自身好的方面去想，我们当然要强调优势而不是缺点了。我们都倾向于相信自己比一般人优秀。
在财务年度报告里，公司需要提交自身的年度业绩回顾（告诉读者它的业绩，它相对于竞争对手的地位，还有它的前景。正如前文我们假设的方案一样，是公司的经理们亲自撰写年度报告）写什么和怎样写，他们非常慎重（比你所能想象的要慎重得多），而且通常关注好的方面。然而，与上面的假设不同，在撰写年度报告时，公司也要面临相应的审核和结算。这一点我们将在后面的章节进一步说明。既然我们是从年度报告开始挖掘，就请记住这样一个观点：“从根本上说，年度报告就是自传体小说。”这不是否认报告的益处，也不是说它的作者不受约束，随心所欲。不过，这的确是暗示我们在读公司年度报告时，应该带着怀疑的态度去看它讲了什么，没讲什么，以及其表达方式。在阅读报告时，我们还应该用从别处得到的信息来加以补充。
秘密二 管理层在讲故事（2）
年度报告的组成部分
CEO的信
圣诞节带来了许许多多的欢乐和祝福。我本人最喜欢的是朋友们信手涂鸦、打包邮寄的私人信件。是的，这些信件可能很平淡，但是每一封都给我们讲述了很重要的信息：
·总体说来，我们的朋友是怎样度过这一年的？是否“充满了欢乐和惊喜”？是否“像往常一样平淡无奇”？是否“因为失望而烦恼”？
·这一年发生了什么大事？也许梅琳达结婚了，斯蒂夫搬到加州去了，比尔退学经商去了。（“我们很担心，但是希望他一切都好。”）
·我们的朋友最在乎什么？是友情，还是和睦的家庭？或是参加了重要的宗教团体？抑或是买了车子和房产？
·最后一点，朋友在新的一年里有什么愿望？是打算退休，还是出门旅游？或是要建一个湖边小屋？
公司年度报告同样是以友好的书信方式开头的，只不过作者是公司董事长或CEO。在前几页中，这位高层主管会回顾公司在过去一年中的经历。与朋友节日问候不同的是，这封信有另外一个特点：作者旨在建立或提升公司的信心、经营策略，以及管理的竞争力。公司的CEO还力图灌输这样一种信念，即公司非常重视股东们的利益。到了末尾处，他还会特别注意语气，巧妙地把好消息和不太好的消息结合在一起，以便增加可信度。
公司运营情况的回顾
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这些年来，远方朋友的节日来信很可能促使你拿起电话跟他们叙叙旧。想知道朋友们正在做什么？心情如何？时间和精力花在哪些方面？通话中，朋友可能会描述他儿子的新公司……包括产品、客户、面临的挑战和发展策略，还有在当地市场上的影响。
同样，公司在其年度报告中也会这样做，通常称为“公司运营情况回顾”。假设读者并不满足于CEO的那封信，而是对公司本身更感兴趣，那么，紧随其后的公司运营回顾则提供了主要经营活动中每一部分的详尽细节。例如，百事可乐公司会讨论将菲多利薯片业务从饮料生意中分离出来，并探讨其在海外市场的发展潜力。公司运营情况回顾还提供如下的信息：规模、地理位置、各部门的业绩，还有在研发、改组、员工培训以及买卖其他公司时重要的动因。实际上，年度报告的这部分内容更